UBIQUITOUS

個人情報保護方針

制　定　日：平成18年5月15日
最終改定日：平成31年3月31日
株式会社 ユビキタス
代表取締役　藤井 浩司

弊社は、システム開発ならびに人材派遣を主たる業務とし、取得するすべての個人情報を厳格に保護することを企業の社会的使命のひとつであると認識し、役員はじめ全従業者が個人情報保護に関する法規範を遵守し、下記に示す基本方針を積極的に具現するため、JIS Q15001準拠の個人情報保護マネジメントシステムを構築し、社会の要請の変化に注視しつつ、同システムの適切な運用と継続的改善に全社を挙げて取り組むことを宣言します。

  1. 弊社は、個人情報保護の重要性を強く認識し、弊社が取得するすべての個人情報の取り扱いについては、事前に使用目的と提供の有無あるいは使用範囲を個人情報提供者に対して明確にし同意を得たうえ、個人情報保護法を遵守して使用し、目的外の使用および提供を社内規定に則り、具体的な処置を講じ、厳禁します。

  2. 弊社が取得した個人情報の取り扱いを委託または提供する場合、個人情報保護基準を満たした事業者のみを選定し、契約書または覚書等による適切な個人情報の保護対策を遵守させます。

  3. 弊社は、個人情報の提供者の安心と信頼を得るため、個人情報の漏洩, 滅失, 毀損等の危険に対しては予めその可能性を検討し、合理的かつ精密な安全対策ならびに予防措置を講じます。また、この安全対策については定期的および速やかに見直し、是正します。

  4. 弊社は、個人情報を預かる企業として、個人情報保護に関する法令, 個人情報保護法に基づく各官庁作成のガイドラインあるいは指針, JIS Q15001, その他の規範を遵守します。

  5. 弊社はあらゆる個人情報を厳正に管理し、その保護を徹底するため個人情報保護マネジメントシステムの継続的な見直しと改善を実施しつつ、取引先各位に対しても同様の配慮に努めます。

  6. 弊社の個人情報取り扱いに対する指摘等については、下記相談窓口にて迅速に対応しています。

    【個人情報に関する苦情および相談の問合せ先】
    個人情報保護担当 電話：03-3537-3200

個人情報の取扱いについて

弊社はご本人様の個人情報を管理するにあたっては細心の注意を払い、以下に掲げた通りに取扱います。

  1. 個人情報保護管理者について

    弊社は、次の者を個人情報保護管理者に任命し、ご本人様の個人情報を適切かつ安全に管理し、外部からの不正アクセス, 紛失, 破壊, 改ざん, 漏えい等を予防及び是正するための対策を講じています。

    【個人情報保護管理者】ビジネスサポート事業部 事業部長　連絡先 03-3537-3200

  2. 個人情報の利用目的について

    弊社は以下に掲げる利用目的のために個人情報を収集します。

    1. ①クライアント様より委託されたシステムの検証をおこなうため
    2. ②人材派遣における仕事紹介に関する業務のため
    3. ③システム開発における仕事紹介に関する業務のため
    4. ④従業者の人事, 労務, 健康管理のため
    5. ⑤採用応募者への面接日時及び採用可否を連絡するため

    開示対象個人情報の利用目的は、②～⑤です。

  3. 個人情報の提供について

    弊社は以下の場合を除いて、第三者に個人情報を提供することはございません。

    • ご本人様からの同意を得ている場合
    • 法令等により要求された場合
    • 弊社業務委託先に業務を委託する場合。この際には次項の「個人情報の預託について」に従います。

  4. 個人情報の預託について

    弊社は事業運営上、良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しております。その際、業務委託先に個人情報を預託することがあります。この場合、弊社は、個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選したうえで、契約等において個人情報の適正管理, 機密保持などによりご本人様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

  5. 個人情報の取扱いについて

    弊社は、弊社が保有している保有個人データの開示,訂正,削除等または第三者提供記録の開示のお申し出があった場合、ご本人様の本人確認をおこなった後、合理的な範囲で対応いたします。ただし、ご本人様または第三者の生命,身体,財産その他の利益を害するおそれのある場合、または弊社の業務遂行に著しく支障をきたすと判断したときは、この限りではありません。また、法令等に定めがある場合は当該法令に基づいて適切な対応をいたします。

  6. 本人確認について

    弊社では、なりすまし等による個人情報の漏洩等を防ぐため、以下の方法による本人確認を実施した後、速やかに開示, 訂正, 削除等を行います。

    1. 本人確認書類は、ご本人様の運転免許証または健康保険証のコピー１通を弊社へ直接お持ちいただくか、簡易書留による郵送またはパスワード付きのメールにてお送りください。
    2. 例外として、削除の申し出の場合に限り、弊社の個人情報台帳に含まれるリスト等に登録されたご本人様からの電話により、氏名等複数項が一致する場合、弊社から折り返しの連絡をすることによって本人を確認します。

  7. 代理人確認について

    代理人からのお申し出の場合、代理人確認のため以下の本人確認書類をご郵送ください。

    1. 法定代理人の場合
      • 法定代理権があることを確認するための書類　1通
        戸籍謄本,戸籍抄本,親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険証のコピー
      • 法定代理人ご本人であることを確認するための書類　1通
        法定代理人の運転免許証または健康保険証のコピー
    2. 委任による代理人の場合
      • 委任状(ご本人様の署名捺印)　1通
      • 代理人ご本人であることを確認するための書類　1通
        代理人の運転免許証または健康保険証のコピー

  8. 開示等の求めに応じる手続きについて

    弊社では、本人確認を行なった後、ご本人様に対して「個人情報開示等請求書」を郵送いたします。ご本人様より「個人情報開示等請求書」を返送いただきましたら、速やかに開示等に対して遅滞なく回答し、回答方法は、請求内容への回答を文書で郵送いたします。
    削除の申し出の場合、氏名等複数項が一致し、折り返しの連絡による本人確認ができた場合、削除の手続きが行われます。登録された電話にご本人様が出ない場合は削除できません。
    なお開示等の請求にあたり、弊社では手数料の徴収はいたしません。

  9. 安全管理措置について

    弊社は個人情報を適切かつ安全に管理し、外部からの不正アクセス,紛失,破壊,改ざん,漏えい等を予防および是正するため、以下の通り適切な措置を講じています。

    組織的安全管理措置

    1. ①個人情報の管理体制の整備
    2. ②個人情報の取り扱いの運用手順の整備
    3. ③個人情報の取り扱いの状況を確認する手順の整備
    4. ④個人情報の取り扱いの状況の確認、およびその結果に基づく運用手順、安全管理措置の見直し、改善
    5. ⑤漏えい等の事案に対応する体制および手順の整備

    人的安全管理措置

    1. ①個人情報を取り扱う従業者は個人情報の秘密を保持することを規定
    2. ②従業者に対する、個人情報の適切な取り扱いおよび個人情報保護マネジメントシステムの実施に関する定期的な教育の実施
    3. ③従業者が個人情報を適切に取り扱うための、従業者に対する監督

    物理的安全管理措置

    1. ①個人情報の管理および取り扱いを実施する区画での入退室管理
    2. ②個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の、サーバラックおよびキャビネットでの施錠管理

    技術的安全管理措置

    1. ①個人情報へのアクセスと情報システムの利用は、権限を持った必要最小限の従業者に限定
    2. ②個人情報を取り扱う情報システムのアクセス制御、システム監視による不正アクセスや不正ソフトウェアの脅威から保護する仕組みの導入
なお、個人情報に関する苦情及び相談、開示等についての弊社問合わせ先は、次の通りです。

株式会社ユビキタス
【個人情報に関する苦情及び相談窓口】
住所／〒104-0043 東京都中央区湊3-6-1 ａｍビル
TEL／03-3537-3200

弊社の所属する認定個人情報保護団体は次の通りです。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
住所／〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
TEL／03-5860-7565
フリーダイヤル／0120-700-779(※受付時間　平日9:30～12:00, 13:00～16:00)
※弊社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません